NOTRE ENGAGEMENT QUALITÉ

La spécification de l'intervention

L'intervention est décrite dans un document intitulé "proposition d'intervention" comprenant deux parties :

- Une reformulation des objectifs et des résultats attendus par l’administration/collectivité/entreprise cliente.
- Une démarche décrivant l'intervention proprement dite, décomposée en phases et en étapes, chacune faisant l'objet d'un descriptif détaillé.

Points particuliers :

Un devis spécifique précise les modalités d'exécution de chacune des actions, en respectant le plan décrit ici.
Les conditions de réalisation précisent au moins :
• les consultants qui interviendront et leur rôle
• le nombre de jours par consultant décomposé par phase et éventuellement par étape
• les unités d'œuvre utiles : nombre d'entretiens ou de réunions, durée et nombre de participants aux formations, etc.
• le planning de l'intervention et les points d'avancement prévus
• les modalités de facturation (jalons, documents justificatifs, montant, échéancier, etc.)

Les annexes utiles à la compréhension des parties précédentes : curriculum vitæ des consultants, méthodologies utilisées, etc., sont fournies.

Le pilotage de l’intervention

Elle est conduite sous la responsabilité d'un directeur de projet, associé du cabinet. Un directeur de projet client est chargé de l'interface pour la conduite de l'intervention et de la réception formelle des prestations (certification du service fait). Il peut s'appuyer sur un comité de pilotage auquel il peut inviter ou non le directeur de projet de notre cabinet.

La réception des prestations est constatée par écrit soit de façon spécifique, soit incluse au compte-rendu des points d'avancement.

La démarche ou les conditions de réalisation sont réactualisées lors des points d'avancement. Les modifications ou compléments apportés sont spécifiés dans le compte-rendu.

Le compte-rendu de chaque point d'avancement est visé par le directeur de projet client et le directeur de projet de notre cabinet. Il est rédigé dans la semaine qui suit la réunion. Sa validation intervient dans un délai d'une semaine après son envoi.

Les conditions générales de l’intervention

Le nom, le rôle, le profil et l'expérience des consultants intervenants sont spécifiés dans la "proposition d’intervention".
Le planning de l'intervention est réactualisé au début de chaque phase. Chaque début de phase, un planning détaillé est transmis au directeur de projet client indiquant les actions à conduire pendant cette phase : présence des consultants sur site et objet, entretiens téléphoniques programmés, documents à transmettre, etc.

Tous les documents sont référencés par un numéro d'ordre et de version, les différentes versions sont archivées. Ils sont transmis au directeur de projet client qui en assure la diffusion et en organise la validation pour le commanditaire.
Un bordereau est associé à chaque document selon un modèle défini au début de l'intervention. Les documents sont fournis et transmis sur support papier ou électronique selon un protocole défini au début de l'intervention en accord avec les normes techniques en usage au sein de l’administration/collectivité/entreprise.

La liste des documents transmis est réactualisée de façon hebdomadaire. Les documents sont contrôlés par le directeur du cabinet. Le visa peut être manuel ou électronique.

Toutes les réunions seront préparées par l'envoi préalable d'un ordre du jour au directeur de projet client, au plus tard la semaine précédente. Chaque réunion donne lieu à un compte-rendu spécifique.

Les supports à caractère méthodologique seront fournis en tant que de besoin pour le bon déroulement de l'intervention.

Tout appel téléphonique pour une demande de renseignement ou de précision sera pris en charge au plus tard le lendemain de l'appel.

Tous les entretiens seront préparés par l'envoi préalable d'un ordre du jour au directeur de projet client, au plus tard la semaine précédente.
Chaque entretien donne lieu à un compte-rendu, spécifique ou intégré à un document de synthèse reprenant la liste des personnes rencontrées en annexe.

Toutes les formations seront préparées par l'envoi préalable d'un ordre du jour au directeur de projet client, au plus tard la semaine précédente. Les supports de formation seront transmis pour validation au directeur de projet client, dans la semaine précédant la formation.
Un compte-rendu reprendra la liste des participants, l'évaluation du stage par chaque participant et d'éventuels travaux d'illustration présentant un intérêt pour le déroulement du projet.

Un dispositif d'évaluation de la qualité de la prestation sera mis en œuvre à la fin de chaque phase. Le protocole sera précisément défini conjointement avec le directeur de projet client, au lancement de la mission, sur la base du cahier des charges.
L'évaluation portera notamment sur la qualité des documents contractuels, la motivation et l'engagement des agents, le transfert de savoir-faire.

Les frais de déplacements sont soit compris dans la prestation, soit facturés selon un décompte au coût réel.
La facturation sera détaillée par phase et par étape, en indiquant pour chaque consultant les journées réellement effectuées ainsi que les jours de présence sur site.