Le nom, le rôle, le profil et l'expérience
des consultants intervenants sont spécifiés dans
la "proposition d’intervention".
Le planning de l'intervention est réactualisé au début
de chaque phase. Chaque début de phase, un planning détaillé est
transmis au directeur de projet client indiquant les actions à conduire
pendant cette phase : présence des consultants sur site et objet,
entretiens téléphoniques programmés, documents à transmettre,
etc.
Tous les documents sont référencés
par un numéro d'ordre et de version, les différentes
versions sont archivées. Ils sont transmis au directeur
de projet client qui en assure la diffusion et en organise la validation
pour le commanditaire.
Un bordereau est associé à chaque document selon un modèle
défini au début de l'intervention. Les documents sont fournis
et transmis sur support papier ou électronique selon un protocole
défini au début de l'intervention en accord avec les normes
techniques en usage au sein de l’administration/collectivité/entreprise.
La liste des documents transmis est réactualisée
de façon hebdomadaire. Les documents sont contrôlés
par le directeur du cabinet. Le visa peut être manuel ou électronique.
Toutes les réunions seront préparées
par l'envoi préalable d'un ordre du jour au directeur de
projet client, au plus tard la semaine précédente.
Chaque réunion donne lieu à un compte-rendu spécifique.
Les supports à caractère méthodologique
seront fournis en tant que de besoin pour le bon déroulement
de l'intervention.
Tout appel téléphonique pour une
demande de renseignement ou de précision sera pris en charge
au plus tard le lendemain de l'appel.
Tous les entretiens seront préparés
par l'envoi préalable d'un ordre du jour au directeur de
projet client, au plus tard la semaine précédente.
Chaque entretien donne lieu à un compte-rendu, spécifique
ou intégré à un document de synthèse reprenant
la liste des personnes rencontrées en annexe.
Toutes les formations seront préparées
par l'envoi préalable d'un ordre du jour au directeur de
projet client, au plus tard la semaine précédente.
Les supports de formation seront transmis pour validation au directeur
de projet client, dans la semaine précédant la formation.
Un compte-rendu reprendra la liste des participants, l'évaluation
du stage par chaque participant et d'éventuels travaux d'illustration
présentant un intérêt pour le déroulement du
projet.
Un dispositif d'évaluation de la qualité de
la prestation sera mis en œuvre à la fin de chaque
phase. Le protocole sera précisément défini
conjointement avec le directeur de projet client, au lancement
de la mission, sur la base du cahier des charges.
L'évaluation portera notamment sur la qualité des documents
contractuels, la motivation et l'engagement des agents, le transfert de
savoir-faire.
Les frais de déplacements sont soit compris
dans la prestation, soit facturés selon un décompte
au coût réel.
La facturation sera détaillée par phase et par étape,
en indiquant pour chaque consultant les journées réellement
effectuées ainsi que les jours de présence sur site.
